El expediente

¿Se debe formar un expediente?

Si, debe conformarse un expediente único por cada proyecto, el cuál debe contener todos los comprobantes de las transacciones administrativas y financieras realizadas durante la ejecución del proyecto.

El referido expediente se llevará a carpeta de gancho, identificada con el nombre del proyecto y en ella se incorporarán los comprobantes de manera cronólogica y debidamente foliados en el margen superior derecho.
¿Qué son los comprobantes?


Son documentos demostrativos de todo tipo de transacción administrativa y financiara, los cuales deben conservarse organizados y numerados en orden consecutivo y en expedientes físicos.

¿Qué comprobantes deben conformar el expediente de la rendición de cuenta?
*Con que se financió el gasto (Depósito en cuenta, convenio de financiamiento)

*Aprobación del gasto por los voceros competentes para realizarlo (acta de reunión de los voceros de la UAFC)

*Soporte de lo que se compró (facturas, notas de entrega)
*Soportes de los que se pagó en la ejecución de la obra (contrato, valuaciones recibos de pagos.)

*Soporte de lo que se pagó en el servicio recibido (contrato, recibo de pago, informe)

*Documentos que soporten lo que se adquirió, es lo mismo que se pagó (actas de control perceptivo o inspección de obra, fotografías)

*Soporte sobe la ubicación física de lo que se adquirió y responsables de su custodia (actas)
Documentación Legal


1) Copia de certificado de Registro emitido por FUNDACOMUNAL Art. 17 L.O.C.C

2) Rif del Consejo Comunal.

3) Comprobante de la Declaración jurada del Patrimonio de los voceros de la unidad Administrativa Financiera Comunitarias.
Art. 10 L.O.C.C / Resol. CGR. 122 del 19-06-09

Documentación Referida al Proyecto de Obra
1)Acta de Asamblea de Ciudadano (as) en el cuál se aprobó el proyecto. Art.20 L.O.C.C
2) Copia del proyecto el cuál debe contener:
* Justificación o Necesidad. Art. 45. 1 L.O.C.C
*Presupuesto. Art. 45. 3 L.O.C.C
*Memoria descriptiva
*Análisis de precios Unitarios
*Croquis del lugar de la Obra
*Memoria Fotográfica del lugar donde se ejecutará el proyecto
3)Aprobación del proyecto por parte del Ente Financiador
4) Aprobación de los recursos bien sea por transferencia o cheque (Estado de cuenta)
5) Suscripción del convenio de financiamiento . Art. 33 y 34 Reglamento de la L.O.C.C y S.N.C.F
6) Acta de Asamblea de Ciudadano donse se informa sobre la aprobación y recepción de los Recursos . Art. 20 L.O.C.C

Documentación Referida al Proceso de Selección de Contratista
1) Acta de Asamblea de Ciudadanos (as) Selección de los miembros de la Comisión Comunal de Contrataciones. Art.23. L.C.P
2) Acta de inicio del proceso de Contratación selección de la modalidad de la contratación.
3)Expediente de Contratación (documentos, informes, opiniones y demás actos que se reciban, generen, o consideren en la modalidad de contratación. Ej: Pliego de condiciones, Invitación a Participar, Recepción de Ofertas, Análisis de las ofertas recibibas, entre otras)
4) Informe de recomendación de adjudicación por parte de la Comisión Comunal de Contrataciones. Art. 95 L.C.P
5)Acta de Asamblea de Ciudadanos, donde se aprueba el informe de la comisión comunal de contrataciones y se ordena notificar a la empresa ganadora.
6)Notificación a la empresa ganadora por parte de la Unidad Administrativa Financiera Comunitaria

Modelo de Conformación de Expediente para la Rendición de Cuenta

Documentación Referida a la ejecución del contrato
1) Acta de inicio de la obra. Art. 127 L.C.P
2) Valuaciones (pagos efectuados). Art. 124 L.C.P
3)Prorrogas (Si las necesita el contratista). Art. 135 L.C.P
4)Informe de avance del proyecto (en cumplimiento de clausura del convenio de financiamiento)
5)Informe de cumplimiento de compromiso de responsabilidad social. Art. 37 L.C.P
6)Acta de terminación de Contrato. Art. 145 L.C.P
7) Evaluación de desempeño del contratista
8) Acta de entrega de la obra Art. 150 L.C.P
9)Finiquito . Art. 146 L.C.P
10)Acta de rendición de cuenta ante la asamblea de ciudadanos y ciudadanas ente u organismos financiador. Art. 31. 3 L.O.C.C

¿Quién es el responsable de Resguardar el expediente y por cuánto tiempo?
Le corresponderá a la unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, resguardar y conservar el expediente durante, al menos, cinco (5) años después de ejecutado el proyecto.

El expediente podrá ser requerido en cualquier momento, por los representantes de la Contraloría Social; la Asamblea de Ciudadanos (as); El ente Financiador u Órgano de Control Fiscal Competente.
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